Case study
ATLAS SCMS
Η εταιρεία ήθελε να σταματήσει να «κυνηγά» πληροφορίες ανάμεσα σε email, Excel και τηλέφωνα — και να έχει μια κεντρική πλατφόρμα όπου όλοι βλέπουν την ίδια εικόνα, ο καθένας με τα δικά του δικαιώματα.
Τι ζήτησε ο πελάτης
- Να συνδέεται όλη η ροή προμηθειών σε ένα σημείο: αίτημα → προσφορές → παραγγελία → παράδοση → τιμολόγιο
- Να μπορούν τα πλοία να ζητούν υλικά μόνα τους, χωρίς να περιμένουν το γραφείο
- Να συλλέγονται εύκολα προσφορές από προμηθευτές, χωρίς πολύπλοκη διαδικασία
- Να υπάρχει ξεκάθαρη εικόνα για το τι βρίσκεται σε κάθε στάδιο — ποιο πλοίο, ποιο λιμάνι, ποια ETA
- Να διαχειρίζονται και τα αρχεία του πληρώματος (ναυτικοί, πιστοποιητικά, αξιολογήσεις)
- Να ελέγχει το γραφείο ποιος βλέπει και ποιος επεξεργάζεται τι, ανά ρόλο
Τι υλοποιήσαμε
- Dashboard με widgets που δείχνουν live counters της ροής, πρόσφατες παραδόσεις, τιμολόγια και δαπάνες ανά προμηθευτή
- Supply Cases — κάθε προμήθεια οργανώνεται ανά πλοίο, λιμάνι και ETA
- Supply Requisitions — αιτήματα υλικών από γραφείο ή απευθείας από το πλοίο
- RFQ & Public RFQ Portal — αποστολή αιτημάτων προσφοράς· ο προμηθευτής απαντά με ασφαλές link και PIN, χωρίς login
- Quotations & Evaluations — σύγκριση και αξιολόγηση προσφορών πριν την παραγγελία
- Purchase Orders → Forwardings → Deliveries → Invoices — πλήρης ροή μέχρι την ολοκλήρωση
- Vessel Portal — ξεχωριστό dashboard ανά πλοίο: αιτήματα, pending deliveries, πρόσβαση μόνο στα δικά του δεδομένα
- Crew Files — αρχεία ναυτικών: προσωπικά στοιχεία, πιστοποιητικά, allottees, appraisals, feedback, previous service, transactions
- Master data — πλοία, λιμάνια, χώρες, νομίσματα, προμηθευτές, κατάλογοι ειδών
- IMPA Code Import — μαζική εισαγωγή κωδικών ναυτιλιακών ειδών
- Excel Document Templates — εξαγωγή εγγράφων (π.χ. RFQ) με δυναμικά templates
- User Management — ρόλοι και δικαιώματα ανά module (office / vessel / supplier)
- Bookmarks, dark mode, advanced search, export — για καθημερινή εργασία χωρίς τριβές
Τι πετύχαμε
- ✓Ένα σύστημα αντί για πολλά εργαλεία — όλη η ροή προμηθειών σε μία πλατφόρμα, χωρίς Excel και email ανάμεσα στα στάδια
- ✓Αυτονομία στα πλοία — κάθε πλοίο υποβάλλει αιτήματα online, χωρίς τηλέφωνα και αναμονή από το γραφείο
- ✓Γρηγορότερη συλλογή προσφορών — οι προμηθευτές απαντούν με link, χωρίς εγκατάσταση ή λογαριασμό
- ✓Ξεκάθαρη εικόνα σε κάθε στιγμή — το dashboard δείχνει τι βρίσκεται σε κάθε στάδιο, ανά πλοίο και προμήθεια
- ✓Λιγότερα λάθη, λιγότερη σύγχυση — κάθε χρήστης βλέπει μόνο ό,τι τον αφορά, με δικαιώματα ανά ρόλο.
- ✓Καλύτερη οργάνωση του πληρώματος — τα crew files συγκεντρώνουν όλα τα στοιχεία κάθε ναυτικού σε ένα μέρος
- ✓Εξοικονόμηση χρόνου στο γραφείο — λιγότερο manual tracking, περισσότερος χρόνος για αποφάσεις