Case study
U-Workspace
Η επιχείρηση ήθελε μια «κεντρική αίθουσα ελέγχου» για την καθημερινή δουλειά: ένα σημείο όπου η ομάδα βλέπει τι χρειάζεται προσοχή σήμερα, απαντά γρήγορα σε πελάτες και δεν χάνεται σε ξεχωριστά εργαλεία.
Τι ζήτησε ο πελάτης
- Ένα inbox όπου η ομάδα μπορεί να συνεργάζεται — ανάθεση μηνυμάτων, σχόλια, κατάσταση εργασίας
- Κεντρικό βιβλίο πελατών με ιστορικό: emails, εργασίες, ραντεβού σε ένα μέρος
- Ημερολόγιο εργασιών και ραντεβού, χωρίς διπλοεγγραφές και χαμένα deadlines
- Dashboard που δείχνει τι είναι πίσω σήμερα, πριν ανοίξει κανείς κάθε ενότητα ξεχωριστά
- Αυτοματισμοί στο email (tags, ανάθεση, φίλτρα) για αυτόματη ταξινόμηση
- Mobile έκδοση για δουλειά εκτός γραφείου
- Διαφορετικά δικαιώματα ανά ρόλο (πωλήσεις, υποστήριξη, operations, διαχειριστές)
- Παρακολούθηση αν τα email συγχρονίζονται σωστά — ώστε να ξέρουν αν το πρόβλημα είναι τεχνικό ή όχι
Τι υλοποιήσαμε
- Dashboard με widgets (στατιστικά, λίστες, ημερολόγιο) — κάθε χρήστης φτιάχνει δικό του layout
- Emails: ενοποιημένο inbox, σύνταξη/απάντηση, ανάθεση σε συνάδελφο, κατάσταση (ανοιχτό / σε εξέλιξη / κλειστό), tags, σχόλια ομάδας, σύνδεση με πελάτη ή εργασία, AI βοήθεια, μαζικές ενέργειες
- Library: βιβλιοθήκη προτύπων email (προσωπικά, κοινόχρηστα, εταιρικά) για γρήγορες και ομοιόμορφες απαντήσεις
- Address Book (CRM): οργανισμοί και επαφές, ιστορικό δραστηριότητας, συνδέσεις με emails / εργασίες / ραντεβού, εξαγωγές
- Appointments: ημερολόγιο ραντεβού, σύνδεση με πελάτη, αποστολή πρόσκλησης
- Todos: ημερολόγιο εργασιών (ημέρα / εβδομάδα / μήνας), drag-and-drop, επαναλαμβανόμενες εργασίες, εμφάνιση ραντεβού στο ίδιο ημερολόγιο
- Email Signatures: διαχείριση και αυτόματη εισαγωγή υπογραφών ανά λογαριασμό ή χρήστη
- Sync Status & System Health: παρακολούθηση συγχρονισμού email, live ενημέρωση, διαγνωστικά για διαχειριστές
- Email Accounts & Rules: σύνδεση mailboxes, αυτόματοι κανόνες (tag, ανάθεση, junk κ.λπ.), search folders
- Ρυθμίσεις: χρήστες, δικαιώματα ανά ενότητα, custom fields, παράμετροι, activity logs
- Εργαλεία: εισαγωγή οργανισμών από Excel/CSV
- UMS Mobile (iOS/Android): dashboard, emails, address book, ραντεβού & todos, library, sync status — με τα ίδια δικαιώματα όπως στο web
- Διασταυρούμενες λειτουργίες: global search, ειδοποιήσεις (in-app + browser), favorites, quick add (+), αποθηκευμένα φίλτρα σε λίστες
- Ασφάλεια: login, 2FA, διαχείριση sessions, πρόσβαση ανά ρόλο
Τι πετύχαμε
- ✓Η ομάδα δουλεύει σε ένα σημείο αντί για 4–5 ξεχωριστά εργαλεία — λιγότερη σύγχυση, λιγότερες εναλλαγές
- ✓Γρηγορότερη απάντηση σε πελάτες — templates, υπογραφές, AI βοήθεια και σύνδεση email με πελάτη μειώνουν τον χρόνο απάντησης
- ✓Καλύτερη οργάνωση — dashboard, todos και ραντεβού σε ένα ημερολόγιο, χωρίς να χάνονται deadlines
- ✓Πιο εύκολη συνεργασία — ανάθεση email, σχόλια και ειδοποιήσεις κρατούν όλους ενημερωμένους χωρίς forwarding και «πήγαινε-έλα» μηνυμάτων
- ✓Πλήρη εικόνα πελάτη — από το CRM βλέπεις emails, εργασίες και ραντεβού μαζί, πριν από κλήση ή συνάντηση
- ✓Λιγότερη χειροκίνητη ταξινόμηση — αυτόματοι κανόνες και search folders οργανώνουν το inbox πριν ανοίξει κανείς τα μηνύματα
- ✓Δουλειά και εκτός γραφείου — η mobile έκδοση δίνει πρόσβαση στα βασικά από κινητό
- ✓Έλεγχος για διαχειριστές — δικαιώματα ανά ρόλο, activity logs και παρακολούθηση sync μειώνουν το «δεν ξέρω τι συμβαίνει»
Unibyte
Εικόνες από το έργο
